Avantages de la facture électronique pour les entreprises

La facture électronique remplit le même rôle que la facture traditionnelle et est juridiquement équivalente bien qu’elle présente de nombreux autres avantages, devenant une ressource incontournable pour les entreprises.

C’est pourquoi la mise en place de systèmes de facturation électronique continue de se développer sur plusieurs secteurs économiques. 

C’est un fait répandu en Europe et en Amérique latine. En prenant l’Espagne comme exemple, en 2018, 181 884 086 factures électroniques ont été émises, soit 14,92% de plus qu’en 2017. 

Grâce à cela, les entreprises espagnoles ont économisé plus de 900 000 000 € sur le traitement de la réception des factures cette année-là. 

Pour voir comment un système de facturation électronique peut aider votre entreprise, passons en revue certains de ses avantages.

Raisons économiques

La facturation électronique permet une optimisation significative des ressources utilisées pour y faire face, de sorte que les dépenses commerciales sont réduites. 

La mise en place d’un système de facturation électronique est rapidement amortie, et l’investissement de départ est beaucoup moins élevé que pour les factures imprimées.

1. Matériel : La facturation traditionnelle implique des coûts élevés liés à l’émission et à l’envoi des factures (encre, le papier, les frais de port, etc.) sont évités grâce à cette procédure numérique. Une situation similaire apparaît lors de la réception et du traitement de la facturation électronique : frais de traitement du courrier, révision, saisie des données, enregistrement, etc.
2. Stockage : Les factures électroniques ne nécessitent pas de zone de stockage physique, donc plus d’espace est économisé et, par conséquent, les frais de location ou d’électricité sont également réduits.

Efficacité

La facturation électronique utilise des procédures automatisées et intelligentes, permettant d’obtenir de meilleurs résultats que les procédures manuelles, tout en permettant une économie significative du temps qui leur est consacré.

• Réduction des tâches répétées et duplication : un seul système dédié est en charge de l’ensemble du processus, et il fonctionne le plus rapidement.
• Intégration facile et rapide avec d’autres documents : grâce à la fusion de plusieurs champs, les documents sont rapidement organisés et de multiples liens avec d’autres documents sont créés.

Précision

La solution de facturation électronique Facturer Facile garantit un excellent service. Ainsi, les erreurs humaines sont évitées lors de la saisie des données et de la classification et de l’étiquetage des documents.

Immédiateté

Lorsque vous passez à la facture électronique, les paiements sont accélérés et les délais de recouvrement sont réduits, car la soumission est presque immédiate et les factures électroniques peuvent être suivies et surveillées. 

Accessibilité

Loin des dossiers lourds contenant des tonnes de papier, les documents numériques permettent un accès rapide avec le même niveau de sécurité.

• Documents accessibles de n’importe où : lorsque vous utilisez une plate-forme de gestion de vos factures en ligne, elles peuvent être consultées en quelques clics.
• Catégorisation intuitive : un problème courant lors de l’accès aux documents imprimés est de ne pas savoir où ni comment effectuer une recherche. Les factures électroniques sont classées selon des champs précis et larges, il est donc beaucoup plus rapide de les trouver. 

Protection contre la fraude

La plateforme de facturation électronique Facturer Facile est dotée d’un système très sûr réduisant les risques de fraude ou de falsification de documents.

1. Suivi numérique : la facturation électronique enregistre les paiements afin qu’ils soient plus faciles à surveiller. 
2. Certificats numériques : contrairement aux factures imprimées, les factures électroniques sont créées à l’aide de la technologie numérique émettant des certificats uniques et irremplaçables. De cette manière, les risques de falsification ou de duplicité de documents sont réduits.

Sécurité

Outre la protection contre la fraude, la facturation électronique présente d’autres avantages liés à la sécurité.

1. Assurance de l’intégrité et de l’authentification de l’expéditeur : le système de sécurité de facturation électronique Facturer Facile crée un accès d’authentification via des identifiants afin de garantir un échange sécurisé.
2. Compilation fiable et copie des données : les données sont protégées contre les pertes de documents potentielles ou les intrusions de tiers.
3. Conservation : la lisibilité et les propriétés des documents sont conservées intactes au fil des ans.

Un choix responsable

La facturation électronique n’est pas seulement un engagement envers l’entreprise elle-même et ses employés, mais aussi envers les autres parties prenantes.

1. Environnement : grâce aux factures électroniques, d’énormes quantités de papier , d’encre, d’énergie … sont économisées.
2. Clients et fournisseurs : le système de factures en ligne fournit un service rapide, simple et sûr, permettant d’économiser du temps et de l’argent aux deux parties.
3. Société : une entreprise utilisant le système de facturation électronique s’engage pour la transparence, la sécurité et la lutte contre la fraude.

Comme nous l’avons vu, la facturation électronique présente de multiples avantages pour l’entreprise et son contexte. C’est pourquoi elle est présentée comme l’alternative la plus fiable pour le présent et l’avenir des entreprises.